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Servicio de Inventarios

1.1 Toma de Inventarios

La toma de inventarios es una práctica empresarial que se ejecuta con la finalidad de comprobar la existencia física de los inventarios que se mantienen en almacén.

1.2 Objetivo de la Toma de Inventarios

El objetivo fundamental de la toma de inventarios es dar testimonio de consistencia y confiabilidad al saldo de la CLASE 2: EXISTENCIAS EN GENERAL (Plan Contable) que forma parte de los estados financieros de la empresa, de tal manera que este rubro refleje razonablemente su situación frente al valor físico del inventario de existencias almacenadas.

2.0 Importancia de la Toma de Inventarios

La importancia de la toma de inventarios está orientada a satisfacer necesidades de control, tanto de la logística como del control interno contable de la empresa; por lo tanto, la preocupación empresarial estará dirigida a delinear independientemente dichas responsabilidades operacionales.

2.1 Importancia Logística

La toma de inventarios tiene importancia logística porque refleja la GESTIÓN del almacén, en cuanto a su administración y organización.
Mediante la toma de inventarios, especialmente el ANUAL o GENERAL, se comprobará la eficiencia logística; por consiguiente, el resultado será óptimo, a medida que el almacén y el ciclo de almacenamiento guarden coherencia, viabilidad, flexibilidad, orden, seguridad y control permanente.
Siendo el resultado positivo, las existencias y la inversión que ellas representan estarán garantizadas, implicancias operacionales que darán confianza y tranquilidad a la alta dirección de la empresa.
Si el resultado del inventario es negativo, demuestra que el manejo del almacén es deficiente, donde la GESTIÓN y los controles son inadecuados, insuficientes y confusos. Ante esta situación anómala, es necesario reorganizar el almacén. Es responsabilidad de logística encontrar la manera de reorientar todo el proceso logístico del almacén para que funcione mejor, amerite su presencia orgánica y recobre la confianza empresarial.

2.2 Importancia Contable

La toma de inventarios tiene importancia contable porque el resultado indicará la concordancia entre las existencias físicas y los registros contables.
El área contable, por ser responsable del control interno en las empresas, tiene la necesidad de efectuar controles periódicos de las existencias del almacén; aun así, es importante la toma de inventarios porque definirá la situación contable del almacén. Esta permitirá reflejar la realidad de la inversión en existencias al momento de estructurar los ESTADOS FINANCIEROS.

3.0 Clasificación de la Toma de Inventarios 

Los inventarios se clasifican en distintas modalidades, cada una de ellas tiene una FINALIDAD específica.

3.1 Inventarios Selectivos

Son aquellos inventarios que se toman, SELECCIONANDO el tipo de material y su movimiento que tienen durante un período determinado.
Al analizar los materiales, definitivamente intervienen los factores de costo y uso (bienes costosos y uso continuo).
Los materiales considerados para la toma de inventarios selectivos serán aquellos cuyo movimiento sea constante y en gran volumen (bienes de lata rotación).
Estos materiales están sujetos a control permanente debido a que existe la posibilidad de error en los descargos por parte de almacén, precisamente por su alta rotación; además, porque se quiere tener la certeza de que los materiales cuyos costos representan la mayor inversión, estén controlados y protegidos convenientemente en el almacén.
Los INVENTARIOS SELECTIVOS normalmente son tomados por el área contable de las empresas, con la finalidad de confrontar los sistemas contable y logístico.
El área de auditoria interna también los puede realizar a solicitud de las gerencias operacionales, con el propósito de conocer la situación del almacén; información que los cuantificará en la planificación estratégica de la EMPRESA. 
La rutina o periodicidad de estos inventarios estará relacionada directamente con los métodos y sistemas de control a que se someten las existencias del stock.

3.2 Inventarios Sorpresivos

Lo Constituyen aquellos controles internos que se hacen al almacén con la finalidad de verificar in situ, el manejo y control de las existencias. Se tomarán inventarios sorpresivos de los materiales escogidos aleatoriamente, toda vez que el objetivo es comprobar la funcionalidad del control logístico del almacén y la inversión que se tiene en existencias, mas no la confrontación contable y física del inventario.
Estos inventarios pueden ser tomados por áreas de la empresa como contabilidad, auditoría, producción, comercialización o logística.
La periodicidad de los INVENTARIOS SORPRESIVOS es relativa y se circunscribe a satisfacer las necesidades de control sobre la GESTIÓN DEL ALMACÉN, con el objeto de retro-alimentarlo con información sobre técnicas de control organizativo, administrativo, económico, financiero y logístico. De esta forma se logrará que la gestión de almacén sea de carácter empresarial.

3.3 Inventarios Rotativos

Son los conteos periódicos realizados por almacén a todos los materiales que se encuentran físicamente en stock, controlados mediante la clasificación y codificación.
La finalidad de estos inventarios es determinar con precisión las existencias que se mantienen en stock. Es una buena práctica logística hacer INVENTARIOS ROTATIVOS en almacén por lo menos cuatro veces al año, fundamentalmente de aquellos materiales de alta rotación y costo representativo.
La gestión logística de almacén implícitamente determina la ejecución de estos controles rotativos porque mediante ellos, hay la posibilidad de corregir los errores cometidos durante el período de almacenamiento, manipulación y despacho de materiales, a la vez, que el almacén queda preparado para el INVENTARIO ANUAL o GENERAL.

3.4 Inventario Anual o General

Es una actividad empresarial de carácter controlista realizado por el área contable de la empresa, con la finalidad de verificar las existencias físicas del almacén y confrontarlas con los registros contables, para determinar la lógica contable de la CLASE EXISTENCIAS del balance general.
Es actividad empresarial porque en élla hay la participación de áreas como auditoría, contabilidad y almacén, para ejecutarla en forma coordinada, profesional y eficiente.
Lo primordial en la toma del INVENTARIO ANUAL o GENERAL es comprobar que la gestión del almacén mantiene el equilibrio con la gestión contable; solo así se logrará que la inversión en existencias esté plenamente garantizada.
EL INVENTARIO ANUAL o GENERAL es la aplicación de una norma internacional de control, cuyo objetivo es controlar la veracidad de las existencias del almacén, las que deben reflejarse en los estados financieros de la empresas.

Servicio de Inventario de Activos Fijos y Bienes de Control

Gestión de Nuestros Procesos:

I. Asesoría en el enfoque de Requerimientos:

  • Escuchamos el objetivo de su requerimiento.
  • Asesoramos y enfocamos su objetivo a nivel macro empresarial desde una perspectiva contable y logística.
  • Materializamos su requerimientos.

II. Planificación y Diseño con Visión Estratégica:

  • Desarrollamos e implementamos planes para alcanzar tus propositos u objetivos.

III. Adquisición e implementación óptima de los Recursos:

  • Equipo y sistema informático.

Beneficios del Servicio:

  • Aplicación de NIC 16 “Propiedades, Planta y Equipo”.
  • Análisis y depuración de base contable de activos fijos.
  • Normalización de base contable.
  • Desagregación de registros contables globales.
  • Estructuración y diseño del catálogo maestro de áreas, el cual soportará la ubicación y la asignación de responsabilidad y custodia del bien; de acuerdo a la distribución de la unidad organizacional, contemplando local, piso, área, sub área y usuario responsable.
  • Verificación física “in situ” de bienes.
  • Etiquetado general de bienes, con etiquetas autoadhesivas de poliéster con código de barras.
  • Levantamiento y registro de información de cada bien, considerando los siguientes campos: descripción, marca, modelo, número de serie, color, dimensiones, estado de conservación, características, número de motor, chasis, placa, entre otros datos que se requieran.
  • Catalogación y estandarización de registro de inventario – Catalogación SBN.
  • Validación de bienes propuestos para su baja, según criterio de los técnicos de la unidad organizacional.
  • Control de calidad en la etapa tangible (al momento de la verificación física), e intangible (al registro – digitación y/o migración de datos).
  • Conciliación del inventario físico versus los registros contables y determinación de bienes conciliados, faltantes y sobrantes.
  • Emisión de reportes de inventario e informe final.

Servicio de Inventario de Existencias de Almacén

Beneficios del Servicio:

  • Análisis de base de datos del sistema de gestión y control de stocks – kardex.
  • Implementación de métodos de trabajo de acuerdo a requerimientos, entre ellos: marbete, codificado total, parcial, listados por zonas, listados generales, y captura de datos con terminal portátil, entre otros.
  • Acomodo de mercaderías u ordenamiento de las mismas según clasificación.
  • Codificación y etiquetado de ubicaciones (estanterías, andamios, anaqueles, pasadizos, entre otros).
  • Identificación y mapeo de mercadería por ubicación, proceso efectuado previamente al inventario.
  • Etiquetado general de mercaderías, con etiquetas autoadhesivas con código de barras y/o rotulado.
  • Levantamiento y registro de mercaderías por ubicación y consolidado por código (primer conteo).
  • Control de calidad en la etapa tangible (al momento de la verificación física), e intangible (al registro – digitación y/o migración de datos).
  • Conciliación del inventario físico versus los registros del sistema de stocks; segundo conteo, validación de diferencias, y determinación de registros conciliados, faltantes y sobrantes.
  • Emisión de reportes de inventario e informe final.
  • Servicio Post-venta sin costo adicional.

Servicio de Inventario de Biblioteca.

Beneficios del Servicio:

  • Análisis de base de datos (registros bibliográficos).
  • Normalización de la información en el registro bibliográfico, considerando los siguientes campos: autor, título, editorial, lugar y fecha de publicación, número de páginas, edición, colección o serie, código ISBN, código de signatura topográfica, código de ingreso o registro; otros como: tipo de documento, procedencia de adquisición, entre otros campos que se requieran.
  • Etiquetado general de libros u otro material bibliográfico, con etiquetas autoadhesivas con código de barras y/o rotulado.
  • Levantamiento y registro de material bibliográfico (primer conteo).
  • Codificación y etiquetado de ubicaciones (estanterías, andamios, u otros); así como, la identificación del material bibliográfico por cada una de las ubicaciones específicas antes codificadas.
  • Control de calidad en la etapa tangible (al momento de la verificación física), e intangible (al registro – digitación y/o migración de datos).
  • Conciliación del inventario físico versus los registros bibliográficos (base de datos); validación de registros no ubicados; y determinación de material bibliográfico conciliado, faltante y sobrante.
  • Emisión de reportes de inventario e informe final.
  • Servicio Post-venta sin costo adicional.