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Tipos de inventarios
Hay cinco clasificaciones de inventarios físicos, pero a nivel de ejecución hay diferentes maneras de realizarlos.
Al disponer de un stock de productos de cualquier tipo (componentes, materias primas, producto acabado, etc.), ya sea en instalaciones propias o subcontratadas, es habitual tener que hacer un inventario físico de las existencias. Pero ¿qué tipos de inventarios existen?
Hacer un inventario físico consiste en revisar una a una las ubicaciones de producto comprobando ubicación, referencia, unidades reales en la ubicación e incluso estado de las mismas. Lo ideal para hacer un inventario físico es que las existencias sean fijas (sin entradas ni salidas) durante la ejecución del mismo. En ocasiones, debido a las características propias de la actividad y al tiempo que implica la realización del inventario físico eso no es posible, por lo que se debe hacer el inventario de forma diferente.
Tipos de inventarios físicos
En el presente artículo describimos algunas formas de hacer inventario físico de nuestras existencias:
- Inventario completo o estático: Es aquel ideal en el que durante el proceso de inventariar físicamente todo el almacén no hay entradas ni salidas. A la finalización del mismo, ajustando las diferencias que hayamos encontrado, tendremos el inventario real total de nuestras existencias.
- Inventario cíclico: Cuando no se puede tener "congelado" el inventario o incluso como una tarea periódica se acostumbran a realizar los inventarios cíclicos. El inventario cíclico consiste en revisar físicamente una parte de la mercancía. Si se realiza periódicamente, al cabo de una serie de inventarios cíclicos habremos revisado todas las existencias. El problema es que, a diferencia del anterior, no podemos generar al final del mismo una lista con el inventario final sin errores. Hay varias formas de hacerlo
- Por referencia: Consiste en listar todas las ubicaciones en las que tenemos artículos de una o varias referencias y cotejar las existencias físicas con las que indica el sistema de gestión.
- Por filas: Se analiza una zona concreta del almacén y se registra las unidades y referencias de cada ubicación. Después se contrasta con el sistema
A nivel de ejecución del inventario, podemos distinguir varias formas básicas de llevarlo a cabo:
- Inventario con lector de Código de barras (C/B): En los almacenes profesionalizados es habitual que tanto las ubicaciones como la mercancía estén identificadas con Código de barras. La realización de un inventario (del tipo que sea) mediante lector de C/B, el operario deberá ir leyendo el C/B de la ubicación, el de la referencia e introducir manualmente en el lector las unidades halladas en la ubicación.
- Inventario con listas manuales: A falta de un sistema electrónico como el anterior, otra posibilidad es imprimir un listado ordenado adecuadamente para realizar el cotejo físico en que se incluya la ubicación, referencia y cantidades. Dependiendo de la confianza que tengamos en el personal que realizará el inventario podemos omitir información de unidades
- Inventario ciego: Se entregan unas hojas en blanco que indiquen solamente la ubicación a los operarios para su revisión. Éstos deberán indicar referencia y unidades en cada ubicación.
Pero, ¿qué pasa cuando hay diferencias entre el stock teórico y el real?
El objetivo de un inventario físico es hallar y corregir las diferencias. Un hecho posterior es analizar las causas que han provocado esa diferencia, pero el sistema a seguir dependerá de los sistemas de trazabilidad que disponga la empresa.
En el caso directo, se debe ajustar el stock administrativo contenido en el Sistema de Gestión al stock real. Ello redundará en una mejora de la eficiencia del funcionamiento del almacén, preparación de pedidos, previsiones, etc.
Ya que el responsable del almacén ha sido designado depositario de las mercancías, con la responsabilidad que ello implica, estas no deberían decrecer ni crecer sin albaranes de recepción o de entrega. Por tanto se debe hacer un análisis con las diferencias el cual paso a detallar
Se deben listar las diferencias encontradas y recomiendo hacer una segunda inspección visual (mejor por otro operario o responsable) a fin de verificar que realmente existe. Una vez verificadas y actualizada la lista de diferencias es habitual que haya excesos y defectos de artículos porque se ha notificado inadecuadamente la ubicación de recogida o de entrega. Por ejemplo, encontramos 10 unidades de más del artículo RJ1033 en la ubicación AF100S pero 10 unidades menos del mismo artículo en la ubicación AF100J. Este tipo de diferencias que no implica un cambio en el stock total del almacén se ajustan administrativamente y problema resuelto.
Una vez ajustados todos estos efectos solo nos quedará una línea por artículo con un defecto o exceso. Este tipo de artículos deberán ajustarse y notificarse al cliente dado que suponen una variación sobre el nivel de stock total. Revisando la trazabilidad de estos artículos podremos buscar las causas y/o responsables de esas diferencias.
Es importante que antes de comenzar el inventario, todos los albaranes de entrega/recogida estén procesados para que el stock administrativo sea coherente con el stock físico.
Fuentes: Centro de Documentación para la Innovación de la Cadena de Suministro (21 de Febrero del 2013).
