Inventarios: Frío. Tibio. Caliente.

Como es de saber, la base de toda empresa comercial es la compra y ventas de bienes y servicios; de aquí viene la importancia del manejo de inventario por parte de la misma. Este manejo contable permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así como también conocer al final del periodo contable un estado confiable de la situación económica de la compañía.

El inventario tiene como propósito fundamental proveer a la empresa de materiales necesarios para su continuo y regular desenvolvimiento, es decir, cumple un papel vital para el funcionamiento acorde y coherente dentro del proceso de producción, y de esta forma afrontar la demanda.

Pero, ¿quiénes los necesitan? Los inventarios de una empresa están constituidos por las materias primas, los productos en procesos, los suministros que se utilizan en las operaciones y los productos terminados.

Entre las razones más importantes para mantener un inventario cuenta:

• Capacidad de predicción: Con el fin de planear la capacidad y establecer un cronograma de producción, es necesario controlar cuánta materia prima, piezas y sub ensamblajes se procesan en un momento dado. El inventario debe mantener el equilibrio entre lo que se necesita y lo que se procesa.
• Fluctuación en la demanda: Una reserva de inventarios en la mano, supone protección. No siempre se sabe cuánto va a necesitarse en un momento dado.
• Inestabilidad del suministro: El inventario nos protege de la falta de confiabilidad de nuestros proveedores; o, cuando hay escasez de un producto y no se asegura una provisión constante.
• Compra política: La compra acertada en un momento adecuado ayuda a evitar el impacto de la inflación de los costos.

Proveer o distribuir adecuadamente los materiales necesarios a la empresa, colocándolos a disposición en el momento indicado, para así evitar aumentos de costos o pérdidas de los mismos, no es tarea sencilla en el día a día.

¿Quiénes son responsables?

Los diversos aspectos de la responsabilidad sobre los inventarios afectan a muchos departamentos y cada uno de estos ejerce cierto grado de control sobre los productos a medida que los mismos se mueven a través de los distintos procesos de inventarios. Todos estos controles que abarcan, desde el procedimiento para desarrollar presupuestos y pronósticos de ventas y producción hasta la operación de un sistema de costo por el departamento de contabilidad para la determinación de costos de los inventarios, constituye el sistema del control interno de los inventarios. Las funciones generales son: planeamiento, compra u obtención, recepción, almacenaje, producción, embarques y contabilidad.

• Planeamiento

La base para planear la producción y estimar las necesidades en cuanto a inventarios, la constituye el presupuesto o pronóstico de ventas. Este debe ser desarrollado por el departamento de ventas.

Los programas de producción, presupuestos de inventarios y los detalles de la materia prima y mano de obra necesaria, se preparan o se desarrollan con vista al presupuesto de ventas. Aunque dichos planes se basan en estimados, los mismos tendrán alguna variación con los resultados reales, sin embargo, ellos facilitan un control global de las actividades de producción, niveles de inventarios y ofrecen una base para medir la efectividad de las operaciones actuales.

• Compra u Obtención

En la función de compra u obtención se distinguen normalmente dos responsabilidades separadas: el control de producción, que consiste en determinar los tipos y cantidades de materiales que se quieren. Y compras, que consiste en colocar la orden de compra y mantener la vigilancia necesaria sobre la entrega oportuna del material.

• Recepción

Debe ser responsable de lo siguiente:

• La aceptación de los materiales recibidos, después que estos hayan sido debidamente contados, inspeccionados en cuanto a su calidad y comparados con una copia aprobada de la orden de compra.
• La prelación de informes de recepción para registrar y notificar la recepción y aceptación.
• La entrega o envío de las partidas recibidas a los almacenes (depósitos) u otros lugares determinados, como precaución contra la apropiación indebida de activos.
• Almacenaje

Las materias primas disponibles para ser procesadas o armadas (ensambladas), así como los productos terminados, etc., pueden encontrarse bajo la custodia de un departamento de almacenes.

La responsabilidad sobre los inventarios en los almacenes incluye lo siguiente:

• Comprobación de las cantidades que se reciben para determinar que son correctas.
• Facilitar almacenaje adecuado, como medida de protección contra los elementos y las extracciones no autorizadas.
• Extracción de materiales contra la presentación de autorizaciones de salida para producción o embarque.
• Producción

Los materiales en proceso se encuentran, generalmente bajo control físico. El control interno de los inventarios, incluye lo siguiente:

• La información adecuada sobre el movimiento de la producción y los inventarios.
• Notificación rápida sobre desperdicios producidos, materiales dañados, etc., de modo que las cantidades y costos correspondientes de los inventarios puedan ser debidamente ajustados en los registros. 

La información rápida y precisa de parte de la fábrica, constituye una necesidad para el debido funcionamiento del sistema de costo y los procedimientos de control de producción.

• Embarques

Todos los embarques, incluyéndose aquellas partidas que no forman parte de los inventarios, deben efectuarse, preferiblemente, a base de órdenes de embarque, debidamente aprobadas y preparadas independientemente.

• Contabilidad

Con respecto a los inventarios, es mantener control contable sobre los costos de los inventarios a medida que los materiales se mueven a través de los procesos de adquisición, producción y venta. Es decir, la administración del inventario se refiere a la determinación de la cantidad de inventario que se debería mantener, la fecha en que se deberán colocar las órdenes y la cantidad de unidades que se deberá ordenar cada vez. Los inventarios son esenciales para las ventas, y las ventas son esenciales para las utilidades.

Ahora bien, toda empresa que aspire que su conteo de estantes coincida permanentemente con su conteo en registros, debe prohibir permanentemente, a todo el personal no autorizado, tocar algo del depósito o almacén.

El personal autorizado debe documentar en papel o la computadora antes de ingresar o retirar cualquier elemento de las áreas de almacenamiento, en el momento.

Algunos o tales individuos documentan sus acciones de inmediato, mientras otros no documentan nada y otros entregan los documentos necesarios, pero mas tarde.

Si un artículo se retira sin un documento que lo elimine del inventario, el personal de ventas, de producción, otros, creerán que el artículo se encuentra disponible para la venta o el uso. Generaran papeles de recolección para que sea seleccionado. Los que preparan pedidos perderán el tiempo buscando artículos que no existen y producirán formularios de ajustes para que tales productos sean borrados del inventario. En última instancia, cuando la documentación original pase  por el sistema, serán eliminados del inventario una vez más. El conteo en estantería y el conteo en posregistros estarán desequilibrados casi sin remedio.

Si un artículo ingresa al inventario sin documentación de respaldo, la unidad de existencias correspondientes no estará disponible para venta o uso, pues nadie sabrá que esta allí.

Es común ver a dos empleados tratando de procesar dos órdenes distintas para el mismo artículo, ante el mismo estante vacío. Si se tiene un sistema que actualiza por lotes una vez al día y en los cuales no hay manera de controlar (sin ir a ver) la disponibilidad de un articulo, se generan  múltiples órdenes contra los mismos artículos fantasmas. Esto creará el peligro de generar múltiples ajustes, aumentando la confusión general.

La bandeja de entrada por factura de proveedores tiene varios centímetros de papeles listos para procesar, pero ya es la hora de retirase del trabajo quedando todo para el otro día. La gestión de ingresos a inventarios se hace en el día. Cuando la vida real de un artículo se divorcia de su vida en el papel, las personas comienzan a cargar o utilizar producto que no se han recibido; correr de un lugar a otro, productos de cuya recepción no ha quedado constancia, de modo que nadie sabe que esta disponible para venta o uso, crea un ambiente de constantes ajustes.

Estos arreglos se generan por la falta de compresión por parte de varios de los miembros del personal, de la forma en que funcionan los tiempos y las secuencias del sistema logístico

Es común ver que se retiran artículos que aún no han pasado por el ciclo de documentación de la recepción de carga, alterando los inventarios al querer facturar. Si al facturar, la computadora tira un mensaje de error con cero existencias, pero el administrador tiene en mano la factura del proveedor con el envío de la mercadería escucharemos decir… la gente de almacén no puede hacer nada bien…, pasando a alterar manualmente el sistema ingresando -sin respetar los pasos consensuados- la cantidad en cuestión, emitiendo la factura sin problemas.

Pero a media mañana del día siguiente, los registros de existencia muestran que hay mercadería, cuando no la hay. Un vendedor las ve en pantalla, y las vende. Se genera un documento de armado de pedido y ¡no está!, generando un nuevo ajuste de inventarios. Estos artículos fantasmas, seguramente se vendieron en el día, más de una vez.

Un cliente desea regresar mercadería y asegurarse de que no se la cobrarán. Se prepara un vale de recepción y se genera una nota de crédito a la cuenta del cliente. Mas tarde, durante el mismo día, un empleado vende esta mercadería ya que la ve en la estantería. Se genera un formulario de armado de pedido, pero el procesador no puede generar este documento. Se procesó entonces, un formulario de ajuste de existencias para dar de baja el artículo en el inventario.

Muchos sistemas de software contabilizan los artículos, reintegrando las existencias (en la base de datos), los artículos contra los cuales se expida un crédito. Así, el administrativo hizo que el sistema de software pusiera las unidades de existencias de nuevo en el inventario, aunque aún no se había devuelto al almacén.

Una vez mas la falta de compresión de los tiempos y las secuencia del software y los eventos producen tremendas fallas en las operaciones del inventario.

Frío. Tibio. Caliente?

Fuente: Énfasis Logística (3 de agosto de 2009).