Los inventarios son el "alma" del negocio. Por esto, tenerlos correctos es fundamental para reducir los costos, mejorar el flujo de efectivo y mantener un buen nivel de servicio sin incurrir en costos adicionales. Su buena gestión también impacta la logística de la compañía y genera una ventaja competitiva.

Los inventarios son todos los bienes destinados para la venta. Su administración implica solo contar con lo necesario para atender las necesidades de los clientes.

Tener exceso de mercancía genera costos fijos relacionados con el espacio y con cada uno de los recursos técnicos y humanos utilizados en su fabricación. Desde el punto de vista financiero, entre mayor sea el nivel de inventario, mayor será el ciclo de flujo de efectivo, lo cual indica que la empresa se demora más para convertir lo invertido en dinero nuevamente.

Es importante recordar que el nivel de servicio ofrecido por la compañía se encuentra directamente relacionado con la gestión de inventarios. Si una empresa no posee el inventario suficiente para atender sus pedidos, deberá incurrir en costos adicionales de atención y será una venta perdida con el riesgo adicional de que el cliente se vaya con la competencia.

Una buena gestión depende también de la sincronización entre el proceso de manufactura y la demanda de los consumidores, lo cual involucra una buena interacción entre estas áreas.

Lo primero es entender que representa un gran peso financiero. El reto es cómo hacer la rotación más eficiente y óptima. Luego hay que definir una política para determinar la cantidad de producto que por referencia se debería almacenar, teniendo en cuenta que no todos los artículos cobran igual importancia no solo por el costo mismo del producto, sino por la rotación que este tiene.

Tenga en cuenta los tiempos de reposición y la estacionalidad del producto. El empresario debe conocer las épocas y mantenerse informado de los cambios comerciales. Por lo general, diciembre es la temporada más fuerte para la gran mayoría de sectores comerciales, razón por la cual el empresario NO debe equivocarse en el inventario. Si esto ocurre, puede llegar a la quiebra. Es un tema de organización y conocimiento de su sector.

Posteriormente, debe definir claramente cómo los procesos de la operación logística (recepción, almacenamiento, alistamiento y despacho) se alinearán con el sistema de información que la empresa decida tener para controlar sus inventarios. Sin importar qué tan robusto o no sea su sistema, lograr que los registros de la operación se realicen en tiempo real genera una gran ventaja competitiva.

Cuando una compañía decide generar una cultura de medición y evaluar el impacto de su operación, lo más común es definir indicadores a nivel estratégico, táctico y operativo. El siguiente paso es precisar aquellos que impactarán la operación, tales como el “Nivel de Servicio”, que mide las entregas completas, a tiempo y sin problemas en la documentación, los rechazos, las devoluciones, la inexactitud del inventario, las mermas y las obsolescencias, entre otros.

Una vez identificada la meta, este proceso debe ser comunicado a los responsables, explicando claramente la forma de medirlo e involucrándolos con el proceso completo de cultura de medición, con el fin de crear un plan acción que tenga en cuenta también las restricciones que pueden presentarse para cumplirlo.

Las empresas pueden mejorar su gestión de inventarios al incorporar los sistemas WMS (Warehouse Management System), que permiten realizar un control automático del almacén en todas las etapas del flujo de producto (alistamiento, consolidación y cross-docking). Estos sistemas utilizan tecnologías de captura automática de datos como el código de barras, dispositivos móviles, alistamiento por voz y RFID; también incluyen tecnologías de manutención como miniloads, transelevadores, rotativos, etc.

Código de barras y RFID permiten identificar productos, conocer la ubicación específica de cada uno, el estado del inventario y administrar la información acerca del producto. Ambas tecnologías poseen características diferentes, sin embargo, tienen una misma finalidad que es la captura automática de datos; su utilización depende de la naturaleza del producto, características de la cadena de abastecimiento y necesidades del negocio.